Executive Assistant (m/f)

L’Executive Assistant à Luxembourg a pour mission de gérer les affaires courantes du bureau luxembourgeois et, de s’assurer de la coordination avec les banques et les prestataires comptables aussi bien au niveau des sociétés de gestion, que pour les véhicules sous gestion depuis le Luxembourg.

Le/la candidat(e) assistera les Contrôleurs financiers dans l’ensemble de la gestion administrative des fonds.

Le/la candidat(e) interviendra également comme l’assistant(e) administratif(ve) du Country Manager – Head of Luxembourg.

A dimension européenne, le poste consiste notamment à effectuer les tâches suivantes :

Office Management des Sociétés de Gestion

  • Gestion des clôtures mensuelles [paiements / facturation] de la comptabilité et transmission de certaines pièces comptables au prestataire en charge de la tenue de la comptabilité et fiscalité de la société,
  • Traitement des courriers [réception, suivi, archivage…]
  • Correspondance tiers fournisseurs,prestataires, autorité de surveillance, Organisation des Comité de Gérance et des Comités Exécutifs
  • Suivi du planning des congés,
  • Relais local de l’IT (compte IT pour les nouveaux arrivants, téléphones portables…),
  • Animation des Relations RH (prévenir en cas d’absence / maladie / organisation des entretiens / accueil des nouveaux arrivants / badges)
  • Commande et réception des commandes passées (fournitures bureau / boissons…),
  • Gestion des badges,
  • Gestion des déplacements de l’équipe luxembourgeoise,
  • Accueil des visiteurs,
  • Distribution des tickets restaurants,

Office Management des principaux véhicules gérés

  • Responsable du traitement des factures et, saisie de celles-ci dans l’outil de paiement Multi-line,
  • Gestion administrative (Classement, suivi de la documentation, archivage)
  • Organisation et suivi du processus de signature des documents,
  • Organisation de réunions et conf calls,
  • Envoi DHL et autres,

Secrétaire du Head Of Luxembourg

  • Gestion de son Agenda particulier,
  • Gestion de ses déplacements,

Profil:

– Formation : Diplôme Bac +2/3 – Licence en comptabilité – gestion – secrétariat,

– Expérience professionnelle : 1ère expérience significative dans le secteur financier, idéalement immobilier

– Langues : Français, Anglais courant requis (l’allemand représente un avantage)

– Qualités requises : Rigueur, Organisation, Réactivité, Dynamisme, Autonomie et Adaptation, Bonne aisance relationnelle, Capacité d’analyse et d’anticipation, Intérêt pour l’immobilier,

– Très grande maîtrise du Pack Office en particulier Excel pour tout ce qui concerne les modélisations financières.

Job Category: HR
Job Type: Consulting
Job Location: Luxembourg

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