Executive Assistant (m/f)
Le / la candidat(e) assistera les Contrôleurs financiers dans l’ensemble de la gestion administrative des fonds.
Le / la candidat(e) interviendra également comme l’assistant(e) administratif(ve) du Country Manager – Head of Luxembourg.
A dimension européenne, le poste consiste notamment à effectuer les tâches suivantes :
Office Management des Sociétés de Gestion
- Gestion des clôtures mensuelles [paiements / facturation] de la comptabilité et transmission de certaines pièces comptables au prestataire en charge de la tenue de la comptabilité et fiscalité de la société,
- Traitement des courriers [réception, suivi, archivage…]
- Correspondance tiers fournisseurs, prestataires, autorité de surveillance, Organisation des Comité de Gérance et des Comités Exécutifs
- Suivi du planning des congés,
- Relais local de l’IT (compte IT pour les nouveaux arrivants, téléphones portables…),
- Animation des Relations RH (prévenir en cas d’absence / maladie / organisation des entretiens / accueil des nouveaux arrivants / badges)
- Commande et réception des commandes passées (fournitures bureau / boissons…),
- Gestion des badges,
- Gestion des déplacements de l’équipe luxembourgeoise,
- Accueil des visiteurs,
- Distribution des tickets restaurants,
Office Management des principaux véhicules gérés
- Responsable du traitement des factures et, saisie de celles-ci dans l’outil de paiement Multi-line,
- Gestion administrative (Classement, suivi de la documentation, archivage)
- Organisation et suivi du processus de signature des documents,
- Organisation de réunions et conf calls,
- Envoi DHL et autres,
Secrétaire du Head Of Luxembourg
- Gestion de son Agenda particulier,
- Gestion de ses déplacements,
PROFIL:
– Formation : Diplôme Bac +2/3 – Licence en comptabilité – gestion – secrétariat,
– Expérience professionnelle : 1ère expérience significative dans le secteur financier, idéalement immobilier
– Langues : Français, Anglais courant requis (l’allemand représente un avantage)
– Qualités requises : Rigueur, Organisation, Réactivité, Dynamisme, Autonomie et Adaptation, Bonne aisance relationnelle, Capacité d’analyse et d’anticipation, Intérêt pour l’immobilier,
– Très grande maîtrise du Pack Office en particulier Excel pour tout ce qui concerne les modélisations financières.