Executive Assistant (m/f)

Le / la candidat(e) assistera les Contrôleurs financiers dans l’ensemble de la gestion administrative des fonds.

Le / la candidat(e) interviendra également comme l’assistant(e) administratif(ve) du Country Manager – Head of Luxembourg.

A dimension européenne, le poste consiste notamment à effectuer les tâches suivantes :

Office Management des Sociétés de Gestion

  • Gestion des clôtures mensuelles [paiements / facturation] de la comptabilité et transmission de certaines pièces comptables au prestataire en charge de la tenue de la comptabilité et fiscalité de la société,
  • Traitement des courriers [réception, suivi, archivage…]
  • Correspondance tiers fournisseurs, prestataires, autorité de surveillance, Organisation des Comité de Gérance et des Comités Exécutifs
  • Suivi du planning des congés,
  • Relais local de l’IT (compte IT pour les nouveaux arrivants, téléphones portables…),
  • Animation des Relations RH (prévenir en cas d’absence / maladie / organisation des entretiens / accueil des nouveaux arrivants / badges)
  • Commande et réception des commandes passées (fournitures bureau / boissons…),
  • Gestion des badges,
  • Gestion des déplacements de l’équipe luxembourgeoise,
  • Accueil des visiteurs,
  • Distribution des tickets restaurants,

Office Management des principaux véhicules gérés

  • Responsable du traitement des factures et, saisie de celles-ci dans l’outil de paiement Multi-line,
  • Gestion administrative (Classement, suivi de la documentation, archivage)
  • Organisation et suivi du processus de signature des documents,
  • Organisation de réunions et conf calls,
  • Envoi DHL et autres,

Secrétaire du Head Of Luxembourg

  • Gestion de son Agenda particulier,
  • Gestion de ses déplacements,

PROFIL:

– Formation : Diplôme Bac +2/3 – Licence en comptabilité – gestion – secrétariat,

– Expérience professionnelle : 1ère expérience significative dans le secteur financier, idéalement immobilier

– Langues : Français, Anglais courant requis (l’allemand représente un avantage)

– Qualités requises : Rigueur, Organisation, Réactivité, Dynamisme, Autonomie et Adaptation, Bonne aisance relationnelle, Capacité d’analyse et d’anticipation, Intérêt pour l’immobilier,

– Très grande maîtrise du Pack Office en particulier Excel pour tout ce qui concerne les modélisations financières.

Job Category: HR
Job Type: Consulting
Job Location: Luxembourg

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